Zwischen den efa-PCs und dem efaCloud Server findet ein regelmäßiger Datenaustausch statt, um die Daten konsistent zu halten. Denn jeder efa-PC hält eine Kopie der Daten, damit er auch weiter läuft, wenn mal das Internet ausfällt.
Es gibt zwei Richtungen: upload = Senden der Daten vom PC zum efaCloud Server und download = Holen der Daten vom efaCloud Server durch den efa PC. Aktiv ist immer der efa-PC, der efaCloud Server reagiert nur.
Wird an einem efa-PC efa gestartet und efaCloud ist als Projektspeicher aktiviert, findet sofort eine Download-Synchronisation statt.
Weil mehrere PCs an einen efaCloud-Server angeschlossen sein können, können sich Daten auf dem Server verändern, ohne dass ein efa-PC des mitbekommt. Deswegen wird regelmäßig nach neuen Daten gefragt. Das Intervall zwischen zwei automatischen Download-Synchronisationen ist im Standard eine Stunde.
Die meiste Zeit ändert sich nichts an den Daten. Deswegen gibt es die Möglichkeit, nachzufragen, wann die letzte Schreibaktivität von Daten im efaCloud-Server war. Dieser Änderungscheck ist eine sehr kompakte, schnelle Abfrage und erfordert keine Autorisierung, weil er nur Auskunft darüber gibt, ob überhaupt irgendjemand Daten verändert hat. Das Intervall zwischen zwei automatischen Änderungschecks ist im Standard eine Minute. Wird eine Änderung gemeldet, löst das eine Synchronisation im efa-PC aus.
Ein efa-PC, der Daten lokal verändert, schreibt diese Änderung auch in die efaCloud Datenbank. Wenn das immer klappt, benötigt man keine Upload-Synchronisation. Weil es aber immer mal wieder zu Unterbrechungen im Betrieb kommt, dient eine tägliche Upload-Synchronisation zum Nachladen nicht übertragener Änderungen aus dem efa-PC an den efaCloud Server.
Die Upload-Synchronisation findet im efa-PC einmal am Tag in Zusammenhang mit der ersten Download-Synchronisation des Tages statt. Sie kann darüber hinaus durch einen automatischen Ablauf im efa-PC angestoßen werden.