Das PC-Programm efa hält in seiner Konfiguration die Stammdaten des Vereins in seinem Projekt-Datensatz. Ab efa 2.3.2_01 werden diese Daten auch durch efaCloud genutzt. Daneben gibt es noch Daten, die spezifisch für efaCloud verwendet werden.
Auch wenn es in der Regel so ist, kann doch nicht sicher davon ausgegangen werden, dass alle efa-PCs die an einen efaCloud Server angebunden werden, dieselbe Konfiguration haben.
Deswegen muss ein efa-PC angegeben werden, dessen Konfiguration als Referenz für efaCloud dient. Dazu ist die efaCloudUserID dieses efa-PCs in den Konfigurationsparametern von efaCloud. Die Daten werden bei jedem efa-Neustart an den efaCloud Server übermittelt und dort im Rahmen der täglichen Wartungsläufe ausgewertet. Eine Änderung kann also zwei Tage brauchen, bis sie wirkt.
Wenn kein Referenz-Client angegeben ist, wird der erste Client, der sich verbindet, als Referenzclient verwendet.
Der efaCloud Server versendet Mails, deswegen sind die Stammdaten für diese Mails dort zu pflegen: die Unterschrift, eine zusätzliche Fußzeile, der Absender und die Abkürzung, die in [] der Betreffzeile vorweggesetzt wird.
Bevor die Referenz-Client-Konfiguration verfürbar war, konnte das aktuelle Fahrtenbuch, welches für den Versand des persönlichen Fahrtenbuchs zu Grunde gelegt wird, und der Beginn des Sportjahres in efaCloud festgelegt werden.