Wenn ein Datensatz gelöscht wird, müssen alle angeschlossenen efa-PCs darüber Kenntnis erlangen. Das erfolgt im Rahmen der Synchronisation. Zu dem Zweck wird ein gelöschter Datensatz in efaCloud noch eine Zeit vorgehalten, ohne Inhalt außer dem Schlüssel sowie den Datenfeldern, die nicht leer sein dürfen für efa und dem Hinweis, dass die letzte Änderung eine Löschung war.
Es muss eingestellt werden, wie lange ein gelöschter Datensatz noch zur Information an efa-PCs über diese Löschung vorgehalten werden soll. Standard ist ein Jahr. Denn manche Verwaltungs-PCs werden sehr selten genutzt.
Gelöschte Datensätze werden in den Papierkorb kopiert. Der hier eingestellte Wert ist gleichzeitig die Zeit, nach der ein Eintrag aus dem Papierkorb endgültig gelöscht wird.