EfaCloud verwendet eine Datenbank, in der neben den efa-Daten auch efaCloud-Nutzerdaten, Änderungsverfolgung und Archiv vorhanden sind. Die efa-Daten werden mit einem oder mehreren efa-PCs mehr oder weniger regelmäßig synchronisiert. In den PCs finden Validierungen und ebenfalls automatische Audits statt, die Daten verändern. So kommt es schon mal zu Inkonsistenzen in den Daten.
Das Audit dient dazu, diese Inkonsistenzen zu finden, zu sichten und zu beheben.
Das Layout der Tabellen wird überprüft und verglichen mit dem für die aktuelle Version erwarteten Layout. Abweichungen werden angezeigt.
Bei Abweichungen wird die Option der Korrektur angeboten und empfohlen.
Ende 2021 wurde in efaCloud die efaCloud Record Id = ecrid eingeführt, die Datensätze mit genau einem Schlüssel identifizierbar macht. efa als PC Programm verwendet kombinierte Schlüssel, etwa die Id einer Person und den Gültigkeitszeitraum, um einen Datensatz zu identifizieren.
Bei einem Upgrade von einer Version < 2.3.0_12 sind u.U. noch Datensätze ohne ecrid Identifizierung vorhanden, was umgehend korrigiert werden muss und etwas dauern kann.
Datensätze werden auf Vollständigkeit geprüft. Fehlen Werte in Datenfeldern, werden die Fehler angezigt. Korrupt ist ein Datensatz, dem technisch relevante Informationen fehlen.
Aus Vorversionen, in denen Fehler in der Löschroutine waren, sind insbesondere leere Datensätze übergeblieben, bei denen der eintrag der Art der letzten Änderung mit gelöscht wurde, so dass der Löschprozess angehalten ist. Diese Datensätze werden peu-à-peu korrigiert.
Ein andersartig korrupter Datensatz sollte begutachtet und korrigiert werden. Fehlen inhaltlich relevante Informationen, die die Synchronisation mit einem efa-PC unmöglich machen, wird das Problem unter fehlende Angaben dargestellt. Solche Datensätze können häufig noch korrigiert werden.
In efa gibt es Tabellen, in denen Namen oder ähnliches zusätzlich zum Schlüssel des Datensatzes eindeutig sein sollte, aber diese Eindeutigkeit nicht erzwungen wird. Wenn beispielsweise für einen Personenamen oder ein Fahrtziel mehr als eine Objekt-Id existieren, weil die Person oder das Fahrtziel mehrfahch angelegt wurde, wird dies angezeigt. Das kann Auswertungen verfälschen. Dubletten zu bereinigen ist bisher nur in efa möglich, nicht in efaCloud. Dort gibt es die Funktion 'Zusammenführen' um das zu bewerkstelligen.
Efa verwendet sogenannte "virtuelle" Datenfelder um Anzeigen zu
beschleunigen, zum Beispiel das Datenfeld "AllCrewNames" mit allen
Namen der Mannschaft, die sonst über Nachschlagen aus den Ids ermittelt
werden müssten. Diese Felder werden beim Schreiben des Datensatzes
gesetzt. Wenn nun etwa Namensänderungen stattfinden oder Namen zu Ids
werden, weil in der Zwischenzeit ein Mitglied neu aufgenommen wurde,
kann es zu Fehlern in den virtuellen Feldern kommen. Über ein
Datenbankaudit (efa_daten > Datenbank auditieren) werden diese
Fehler korrigiert. Das ist immer automatisch möglich, weil sie keine
eigenständige Information enthalten.
Strenggenommen ist es aus
Gründen des Datenschutzes nach Archivierung eines Datensatzes sogar
erforderlich, dadurch den Namen zu archivID:xxx zu korrigieren, weil
diese virtuellen Datenfelder unter Umständen noch bereits archivierte
Namen enthalten.
Audittransaktionen sind nur in der Rolle admin möglich.