EfaCloud archiviert Daten, die ein bestimmtes Alter übersteigen. Die Archivierung dient als Vorstufe zu einem Löschverfahren im Sinne der EU-Datnschutz-Grundverordnung, wobei die Daten zunächst nicht gelöscht und auch nicht aus der Anwendung ausgelagert werden. Eine echte Löschung wird nicht durchgeführt.
Geplant ist in einem zweiten Schritt die Löschung aus dem Archiv, wenn sich die Archivierung als Verfahren etabliert hat und zuverlässig in der Software läuft.
Es werden Datensätze auf den Tabellen: Bootsschäden (efa2boatdamages), Bootsreservierungen (efa2boatreservations), Vereinsarbeit (efa2clubwork), Fahrtenbuch (efa2logbook), Nachrichten (efa2messages) und Personen (efa2persons) archiviert. Die restlichen Tabellen aus efa enthalten keine personenbezogenen Daten und benötigen daher kein Löschverfahren.
Archiviert werden einzelne Datensätze oder bei Personen alle zugehörigen Versionen oder Gültigkeitszeiträume.
Für die Tabellen Bootsschäden und Personen werden die Archivreferenzen dauerhaft erhalten, für die anderen Tabellen zum Löschen vorgemerkt. In der Archivreferenz der Tabelle Bootsschäden bleibt die Schadensbeschreibung erhalten, weil sie keine personenbezogenen Daten enthält (in der Regel), aber für die Schadenshistorie des Bootes relevant ist.
Es kann für jede Tabelle eingestellt werden, ab welchem Alter ein Datensatz oder ein Objekt (nur bei Personen) archiviert werden soll. Der für das Alter relevante Stichtag ist bei:
Archivdaten können pro Tabelle wiederhergestellt werden, dabei ist anzugeben, wie alt die Archivdatensätze maximal sein dürfen, die wieder hergestellt werden. Alternativ können auch alle Archivdaten einer Tabelle wieder hergestellt werden.
Archivtransaktionen sind nur in der Rolle admin möglich.